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System for Fund Management in the European Union

Data management

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Comment prendre en compte le risque que les bénéficiaires ne donnent pas des informations complètes sur les cibles des indicateurs de résultat?

On rappellera tout d’abord que selon les dispositions de l’article 63(4) du RPDC : « Les États membres s’assurent de la qualité et de la fiabilité du système de suivi et des données relatives aux indicateurs. » 
L’autorité de gestion doit anticiper les éventuels problèmes de collecte mentionnés et bien faire comprendre aux bénéficiaires dès le début qu’un certain nombre d’obligations de collecte des informations s’imposent à eux. C’est pourquoi ils devront prévoir dès le début, et mettre en œuvre au moment approprié, les procédures leur permettant de collecter les informations sur les indicateurs demandés. L’autorité de gestion doit naturellement leur communiquer la nature des indicateurs concernés, indiquer ce qui est attendu par l’AG de leur part et sensibiliser les bénéficiaires quant à l’importance de telles informations. 
Opérationnellement parlant, la mesure des résultats peut commencer après l’achèvement physique de la réalisation. Pour certains indicateurs (ex : emplois de recherche créés dans des entités bénéficiant d’un soutien), la mesure peut être immédiate au moment de l’achèvement du projet. Pour d’autres indicateurs (tels que la consommation d’énergie primaire pour les interventions en matière d’efficacité énergétique), le résultat doit être mesuré sur une période de temps. Dans de tels cas, nous avons proposé un an comme solution de compromis. Nous ne pouvons pas nous permettre de retarder la mesure des résultats pendant une période trop longue, étant donné que la période de programmation a une durée limitée. 
Il convient enfin de noter que pour un certain nombre d’indicateurs de résultat, nous avons suggéré dans les négociations avec les États membres de recourir également à d’autres sources de données si cela s’avère nécessaire, telles que les registres publics pour les PME ou d’autres bases de données au niveau national.

ESF Monitoring -Data Management - Will it be possible to apply retroactive changes to previous periods with annual reporting?

Yes. SFC allows to retroactively update monitoring data in case of changes in participation records or to correct errors in recording for already submitted AIRs. Further clarifications on what constitutes an update or a correction of reported data are included in an explanatory note submitted by the Commission to the ESF Technical Working Group to its meeting on 24-25 March 2015.

Can the beneficiaries and monitoring system record and transfer cumulative data instead of annual data, if data submitted into AIR are still annual?

The design of monitoring systems and the methods used to transfer data between beneficiaries and managing authorities are not prescribed. Nevertheless, there are some minimum requirements in terms of the need to store micro-data for all participants, the annual reporting schedule, and the need to ensure quality of data (see section 2 in Annex D of the EG guidance on monitoring and evaluation).

What kind of data should be reported and in what format (i.e. individual participant level or aggregate level)?

Values for all common (output and result) indicators have to be reported for all chosen investment priorities (IP). Zero values may be reported if no relevant value was recorded under that indicator in the IP concerned (for example, there may be zero participants below 25 years of age for operations funded under the investment priority on active and healthy ageing).

Is it possible to use existing registers or administrative data (e.g. population register, social insurance register, unemployment register, etc.) to collect participants’ data for ESF monitoring?

Yes, the use of registers is recommended since it avoids collecting again information that already exists. For the use of existing register(s) to maintain micro-data for ESF purposes, the following questions should be considered:

What if the obligation to record and store individual participant data is not in line with national legislation regarding the storage periods of the data?

The requirement to collect and store individual participant data is laid down in Art. 125(2)(d) of the CPR (Regulation (EU) No 1303/2013) dealing with functions of the managing authority. Member States should adapt their systems, if needed, in order to comply with it.

Is it obligatory to collect and record personal identifiers for all participants?

There is no formal requirement to collect an existing personal identification number. However, the possibility to uniquely identify each individual in the micro-data is a minimum requirement for monitoring systems (e.g. to ensure that all participants can be re-contacted at a later date in case they are selected as part of a representative sample). As a result, it is recommended that an existing personal identifier, such as the social insurance number, is used since this is:

Is there an obligation to use personal identifiers in order to fulfil the new requirements to record and store individual participant data at individual level?

The monitoring system must be set up in a way that it permits the managing authorities to perform the tasks related to monitoring and evaluation as set out in Art. 56 CPR (Regulation (EU) No 1303/2013) and Articles 5 and 19(4) and (6), Annex I and II of the ESF Regulation (Regulation (EU) No 1304/2013).

Can the personal data and data for indicators be recorded and stored in separate IT systems/databases (i.e. IDs)?

Yes. The structure of the monitoring system is not prescribed.  Although the CPR (Regulation (EU) No 1303/2013) requires Member States to collect and store detailed data about each participant (i.e. to maintain micro-data) there is no specific requirement for the data to be stored all together in one place or at any particular organisational level. So, as long as the monitoring system as a whole fulfils the minimum requirements for monitoring and evaluation then the design is up to Member States (see section 2.2 in Annex D of the EC guidance).